Gestion Concours FFPJP
organiser une épreuve sans perdre sa matinée
Le logiciel officiel tient en quelques écrans. Ce qui fait la différence, c’est ce qu’on prépare la veille et l’ordre dans lequel on s’en sert.
Gestion Concours est le logiciel de la Fédération Française de Pétanque et Jeu Provençal, mis à disposition gratuitement des clubs, comités et ligues affiliés. Il sert à créer une épreuve, inscrire les équipes à partir de leur numéro de licence, tirer au sort, suivre les tours et éditer les classements. Il s’installe sur un poste et travaille en local : une fois la base des licenciés téléchargée, la connexion n’est plus nécessaire pendant le concours.
- Gratuit pour les structures affiliées : téléchargement depuis la plateforme fédérale dédiée au logiciel.
- Base des licenciés : elle se rafraîchit la veille de l’épreuve, pas en début de saison.
- Version complète ou mise à jour : la seconde ne fonctionne que sur une installation déjà présente.
- Périmètre : il gère l’épreuve, pas les licences ni l’affiliation du club.
Gestion Concours
ce que fait le logiciel de la FFPJP, et ce qu’il ne fait pas
Gestion Concours est l’application que la Fédération Française de Pétanque et Jeu Provençal met à disposition des clubs, des comités et des ligues pour faire tourner une épreuve. Concrètement : vous créez le concours, vous inscrivez les équipes, le logiciel tire au sort, suit les tours et sort les classements. Il est mis à disposition gratuitement pour les structures affiliées, depuis la plateforme fédérale qui lui est dédiée.
Ce qu’il ne fait pas mérite d’être dit tout de suite, parce que la confusion coûte du temps à beaucoup de dirigeants. Gestion Concours n’est pas un outil de gestion de club. Il ne crée pas les licences, ne gère pas l’affiliation, ne suit pas les cotisations : tout cela passe par les circuits administratifs habituels avec votre comité départemental. Il ne remplace pas non plus l’arbitre, et il ne prend pas les inscriptions en ligne à votre place.
Autre point qui rassure quand on organise dans un boulodrome mal couvert : c’est une application qui s’installe sur un poste et qui travaille en local. Une fois la base des licenciés chargée, vous n’avez pas besoin d’une connexion pendant la journée.
Gérer un concours et gérer un club sont deux chantiers distincts. Si votre besoin est de suivre les adhérents, les licences et l’affiliation, ce n’est pas ici que ça se passe : la question se traite avec votre comité départemental, avec d’autres outils.
Télécharger le logiciel et charger la base des licenciés
Deux choses se téléchargent, et on les confond souvent : le logiciel d’un côté, la base des joueurs licenciés de l’autre. La première ne bouge que d’une saison à l’autre, la seconde vit en permanence.
Version complète ou mise à jour
laquelle installer
Sur la plateforme officielle, deux téléchargements cohabitent et c’est là que la plupart des gens hésitent. La version complète sert à installer le logiciel sur un poste qui ne l’a jamais eu, ou à repartir proprement après un changement d’ordinateur. La mise à jour ne s’applique que sur une installation déjà présente : elle est plus légère, mais elle ne fera rien sur une machine vierge.
Dans le doute, prenez la version complète. Et gardez le fichier d’installation sur une clé USB, dans le classeur du concours. Le jour où le portable du club rend l’âme la veille d’un national, ce petit réflexe vous évite de chercher un lien de téléchargement sur un téléphone, debout dans un couloir.
La base des licenciés, pièce maîtresse de l’inscription
C’est elle qui fait toute la différence entre une table de marque fluide et une matinée pénible. La base des licenciés permet de saisir un numéro de licence et de voir apparaître le nom, le club et la catégorie du joueur. Sans elle, vous tapez tout à la main, joueur par joueur.
Son téléchargement se déclenche depuis le logiciel lui-même, au démarrage. Elle vit pendant la saison : nouvelles licences, mutations, renouvellements. Un joueur licencié en avril n’apparaîtra jamais dans une base récupérée en février. D’où la règle simple : on rafraîchit la base la veille du concours, pas trois semaines avant.
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Installer ou mettre à jour le logiciel
Sur un poste neuf, la version complète. Sur le poste habituel du club, la mise à jour suffit. À faire quelques jours avant, jamais la veille au soir : c’est la seule étape qui peut réclamer un redémarrage ou une autorisation d’administrateur.
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Rafraîchir la base des licenciés
Depuis le logiciel, au démarrage, avec une connexion. C’est l’étape qui conditionne toute la saisie du lendemain : une base récente, et les numéros de licence remplissent les noms tout seuls.
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Créer le concours et le relire à l’écran
Date, intitulé, formule de jeu, catégorie, type d’épreuve. Cinq minutes, et une relecture à froid : c’est le moment où une erreur de catégorie se corrige sans conséquence.
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Tester l’impression avec une vraie page
Pas un aperçu à l’écran : une feuille qui sort. Cartouche, pilote, papier, câble. Prévoyez une rame complète, une épreuve d’une soixantaine d’équipes en consomme une bonne partie entre les feuilles de parties et l’affichage.
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Faire le carton du lendemain
Clé USB avec l’installateur et la sauvegarde, rallonge, multiprise, papier, stylos. Rien d’héroïque, mais c’est ce carton qui vous évite de traverser le village un dimanche à 8 h.
Créer le concours
les décisions à prendre avant de saisir
La création d’une épreuve tient en quelques minutes, à condition d’avoir décidé avant de s’asseoir devant l’écran. L’ordre est toujours le même : la date et l’intitulé, puis la formule de jeu, puis la catégorie concernée, puis le type d’épreuve, et enfin la question du concours complémentaire. Chacun de ces champs engage la journée.
La formule — tête-à-tête, doublette, triplette — commande le nombre d’équipes attendues pour un même nombre de joueurs, donc la durée. Cent vingt joueurs en doublettes, c’est soixante équipes ; en triplettes, quarante. Sur un site de huit terrains, l’écart se compte en heures de fin de concours.
La catégorie conditionne le classement que vous éditerez le soir : une épreuve saisie en seniors alors qu’elle est féminine produira un document que votre comité vous renverra. Le type d’épreuve joue le même rôle, en plus large. Un concours de club, un championnat départemental ou une épreuve qualificative ne se traitent pas de la même façon : le format attendu, les catégories admises et ce que le comité récupérera derrière en dépendent. Si vous organisez autre chose qu’un concours amical, la question se pose avant de créer l’épreuve, pas après.
Reste le concours complémentaire, ce qu’on appelle souvent le concours B. Il double le travail de saisie et allonge la journée, mais il garde sur place les équipes sorties au premier tour — donc la buvette, l’ambiance, et l’envie de revenir l’année suivante.
| Formule | Pour 120 joueurs | Ce que ça change sur 8 terrains |
|---|---|---|
| Tête-à-tête | 120 équipes | Beaucoup de parties courtes, rotation permanente, table de marque très sollicitée |
| Doublette | 60 équipes | Format le plus courant, journée pleine mais tenable si la clôture est respectée |
| Triplette | 40 équipes | Moins de parties, fin plus tôt, mais les équipes incomplètes se voient davantage |
Le jour J
inscrire les équipes sans faire attendre la file
Huit heures trente, la file s’allonge devant la table. C’est là que le travail de la veille se voit. À deux, ça va beaucoup plus vite qu’à un : une personne récupère les licences et vérifie la catégorie, l’autre saisit les numéros. La base remplit les noms, vous contrôlez d’un coup d’œil.
Quelques cas reviennent chaque dimanche. Le licencié d’un autre comité figure dans la base nationale, aucune raison qu’il bloque. Le joueur qui a oublié sa licence dans la voiture : c’est le numéro qui compte, et il se retrouve par le nom. L’équipe incomplète qui cherche un troisième sur le parking, inscrivez-la en dernier, pas au milieu.
Les erreurs de saisie se corrigent, et c’est bon à savoir quand on découvre le logiciel avec vingt personnes devant soi. Tant que le tirage n’est pas lancé, une équipe se modifie ou se supprime sans dommage : mauvais numéro, deux joueurs intervertis, doublon créé en tapant trop vite. Après le lancement, la marge se réduit : corriger l’orthographe d’un nom reste possible, changer la composition d’une équipe engagée ne l’est plus. D’où l’intérêt de relire la liste des équipes une dernière fois avant de cliquer sur le tirage.
Le vrai point de discipline, c’est l’heure de clôture. Annoncez-la, écrivez-la sur l’affiche, et tenez-la. Une table de marque qui attend « les deux derniers » perd vingt à trente minutes, et ces minutes-là ne se rattrapent jamais : elles se retrouvent à la nuit tombée, au moment de jouer la finale à la frontale.
Tirage au sort, poules et parties
ce que le logiciel automatise
Le tirage au sort est la partie que Gestion Concours prend entièrement en charge. Il compose les poules, répartit les équipes, et met à jour les tours au fur et à mesure que vous saisissez les résultats. Vous n’avez ni papier ni chapeau à sortir.
Ce qui reste humain est plus important qu’on ne le croit. Le choix de la formule — poules puis élimination directe, ou élimination directe d’entrée — se décide avant, selon le nombre d’équipes et le nombre de terrains. L’attribution des terrains aussi : le logiciel sort les rencontres, c’est vous qui les envoyez au bon endroit. Et quand le compte d’équipes ne tombe pas juste, ce sont les exempts du premier tour qu’il faut assumer devant les joueurs.
Tant que le concours n’a pas réellement démarré, l’ajout d’une équipe reste possible par la gestion graphique. Une fois le premier tour lancé, c’est un nouveau tirage ou un refus. Décidez de votre règle avant l’ouverture des inscriptions et annoncez-la : la discussion se tient beaucoup mieux à 8 h qu’à 10 h.
Résultats, éditions et remontée au comité
La saisie des scores se fait au fil des feuilles qui reviennent, et l’enchaînement des tours suit tout seul. L’erreur classique est d’attendre d’avoir cinq feuilles en main : saisissez au fur et à mesure, le retard se rattrape mal.
En fin de journée, sauvegardez le fichier du concours avant d’éteindre. C’est lui qui permet de rouvrir l’épreuve, de corriger une coquille sur un nom, ou de ressortir un classement une semaine plus tard.
Pour la remontée, trois éléments servent partout : le fichier du concours, le classement final édité, et la liste des équipes engagées. Conservez-les ensemble, dans un dossier daté. Ce que votre comité départemental attend précisément, en revanche, varie d’un département à l’autre : posez la question une fois, en début de saison, plutôt que de deviner à chaque épreuve.
Les feuilles de parties
Remises aux équipes à chaque tour, elles reviennent remplies à la table de marque. C’est le document qui fait foi pour la saisie du score, et le seul recours en cas de contestation.
L’affichage public
La liste des rencontres par terrain, punaisée à côté de la table. C’est l’édition la plus rentable de la journée : elle évite quarante questions et libère la personne qui saisit.
Le classement final
Il sert à la remise des prix et devient la trace écrite du concours. À imprimer avant d’éteindre le poste, et à ranger avec le fichier sauvegardé.
Les erreurs qui coûtent une demi-heure à l’ouverture
Elles se ressemblent d’un club à l’autre, et elles ont toutes un coût en temps très concret.
- Base des licenciés pas rafraîchie. Chaque joueur introuvable, c’est une saisie manuelle d’une à deux minutes. Dix joueurs récemment licenciés, et vous avez perdu vingt minutes devant une file.
- Aucune sauvegarde intermédiaire. Une coupure de courant, et ce sont toutes les inscriptions à ressaisir.
- Imprimante testée à 8 h 15. Cartouche vide, pilote absent, papier au fond d’un placard fermé à clé : le tirage attend.
- Catégorie ou formule mal saisie à la création. Vous ne le voyez qu’au moment d’éditer le classement, quand tout le monde attend la remise des prix.
- Heure de clôture élastique. C’est l’erreur la moins spectaculaire et la plus coûteuse, parce qu’elle décale toute la journée.
Aucune n’est une erreur de logiciel. Ce sont des erreurs de préparation, et elles se règlent la veille au soir, en cinq minutes, avec la liste de gestes vue plus haut.
Gestion Concours est-il gratuit et réservé aux clubs affiliés ?
Le logiciel et ses mises à jour sont mis à disposition gratuitement des clubs, comités et ligues affiliés à la FFPJP, depuis la plateforme fédérale dédiée. Il s’adresse aux structures qui organisent des épreuves, du concours de club au championnat, pas aux joueurs à titre individuel.
Faut-il une connexion internet pendant le concours ?
Non, à condition d’avoir téléchargé la base des licenciés avant. L’application travaille en local sur le poste : inscriptions, tirage, saisie des résultats et éditions fonctionnent sans réseau. La connexion sert uniquement à récupérer le logiciel, ses mises à jour et la base des licenciés.
Peut-on inscrire un joueur qui n’a pas sa licence sur lui ?
Ce qui compte, c’est son numéro de licence, et il se retrouve dans la base par le nom. La difficulté n’apparaît que pour une licence toute récente, absente d’une base téléchargée trop tôt : d’où l’intérêt de rafraîchir la base la veille de l’épreuve plutôt qu’en début de saison.
Que faire si une équipe arrive après le tirage au sort ?
Tant que le concours n’a pas démarré, l’ajout reste possible par la gestion graphique du logiciel. Une fois le premier tour lancé, il faut soit refaire un tirage, soit refuser l’inscription. Le plus simple est d’annoncer la règle du club avant l’ouverture des inscriptions, en même temps que l’heure de clôture.
Le logiciel sert-il aussi à gérer les licences et les adhérents du club ?
Non. Gestion Concours traite l’épreuve : inscriptions du jour, tirage, résultats, classements. La création des licences, l’affiliation et le suivi des adhérents relèvent des circuits administratifs de la fédération et de votre comité départemental, avec d’autres outils.
Comment récupérer un concours après une coupure de courant ?
En rouvrant le fichier du concours enregistré sur le poste, ce qui restaure l’état sauvegardé. Tout ce qui a été saisi depuis est perdu : sur un concours d’une soixantaine d’équipes, mieux vaut enregistrer après la clôture des inscriptions, puis à chaque fin de tour.
Le logiciel s’apprend en une épreuve. Ce qui prend plus longtemps, c’est d’accepter que la matinée se joue la veille au soir, devant un carton et une imprimante.